O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, simplificado e favorecido previsto na Lei Complementar nº 123/06 e regulamentado pela Resolução CGSN nº 140/18.
No presente artigo apresentarei quais os livros fiscais que as empresas optantes pelo Simples Nacional, ao realizar sua contabilização, estão sujeitas legalmente.
A Resolução CGSN nº 140/18 apresenta os livros, porém, com a virtualização das maiorias das obrigações acessórias e emissão de notas fiscais eletrônicas, estes livros deixaram de serem necessários fisicamente ou até dispensados.
Para fins de conhecimentos, passa a apresentar o que rege a resolução.
Dos Livros Fiscais e Obrigações Digitais
A empresa, optante pelo Simples Nacional, deverá, segundo a legislação, adotar para os registros e controles das operações e prestações por ela realizadas os seguintes livros:
- Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;
O Livro Caixa deverá conter termos de abertura e de encerramento e ser assinado pelo representante legal da empresa e, se houver na localidade, pelo responsável contábil legalmente habilitado e deverá ser escriturado por estabelecimento.
- Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, caso seja contribuinte do ICMS;
- Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, caso seja contribuinte do ICMS;
- Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, caso seja contribuinte do ISS;
- Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS; e
- Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso seja exigível pela legislação do IPI.
Os livros retro mencionados, o que são o mais comum, poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.
Além dos livros mencionados anteriormente, segundo a legislação, serão utilizados:
- Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;
- Livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis; e
- Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.
A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa.
A RFB, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios não poderão instituir obrigações tributárias acessórias ou estabelecer exigências adicionais e unilaterais, relativamente à prestação de informações e apresentação de declarações referentes aos tributos apurados na forma prevista no Simples Nacional, além das estipuladas ou previstas na Resolução CGSN nº 140/18 e atendidas por meio do Portal do Simples Nacional.
A empresa que receber aporte de capital de investidor anjo, deverá manter Escrituração Contábil Digital (ECD) e ficará desobrigada de manter livro caixa, diário e razão.
O ente tributante que adote sistema eletrônico de emissão de documentos fiscais ou recepção eletrônica de informações poderá exigi-los de seus contribuintes optantes pelo Simples Nacional. Em outras palavras, o Estado ou o Município poderá exigir que o contribuinte emita nota fiscal eletrônica.
Os Estados, o Distrito Federal e os Municípios poderão exigir a escrituração fiscal digital ou obrigação equivalente para a empresa optante pelo Simples Nacional, desde que:
- as informações eletrônicas sejam pré-escrituradas pelo ente federado, a fim de que o contribuinte complemente a escrituração com as seguintes informações:
- relativas a documentos fiscais não eletrônicos;
- sobre classificação fiscal de documentos fiscais eletrônicos de entrada; e
- que confirmem os serviços tomados; e
- a obrigação seja cumprida:
- mediante aplicativo gratuito, com link disponível no Portal do Simples Nacional; e
- com dispensa do uso de certificação digital.
A exigência de escrituração eletrônica não se aplicará às informações relativas a documentos fiscais:
- não eletrônicos a que se refere o inciso I do caput, cujos dados sejam transmitidos à administração tributária do ente federado de localização do emitente em face de programas de cidadania fiscal;
- de entrada e de serviços tomados, quando a classificação ou a confirmação a que se referem as alíneas “b” e “c” do inciso I do caput forem efetuadas em sistema que possibilite a recepção eletrônica do documento, na forma estabelecida pela administração tributária do ente federado de localização do adquirente ou tomador.
Da Guarda dos Documentos Fiscais
Os documentos fiscais relativos a operações ou prestações realizadas ou recebidas, bem como os livros fiscais e contábeis, deverão ser mantidos em boa guarda, ordem e conservação enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes.
Em outras palavras, o prazo de guarda segue a regra geral de 5 anos, constantes no Código Tributário Nacional.
Da Constituição do Crédito Tributário
O ato de emissão ou de recepção de documento fiscal por meio eletrônico estabelecido pelas administrações tributárias, em qualquer modalidade, de entrada, de saída ou de prestação, representa sua própria escrituração fiscal e elemento suficiente para a fundamentação e a constituição do crédito tributário.
Considera-se recepção de documento fiscal o ato de validação ou confirmação eletrônica praticado pelo contribuinte na forma estipulada pela respectiva legislação tributária.
Os dados dos documentos fiscais de qualquer espécie podem ser compartilhados entre as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e, quando emitidos por meio eletrônico, a empresa optante pelo Simples Nacional fica desobrigada de transmitir seus dados às referidas administrações tributárias.
Da Contabilidade Simplificada
A empresa optante pelo Simples Nacional poderá, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, observadas as disposições previstas no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade editadas pelo Conselho Federal de Contabilidade.
O empresário individual com receita bruta anual de até R$ 81.000,00 (oitenta e um mil reais) não é obrigado a ter uma contabilidade regular, nos termos do parágrafo segundo do art. 1.179 do Código Civil.
A Reduza Tributos é formada por advogados tributaristas, contadores, consultores e administradores que são especialistas na legislação que regulamenta o Simples Nacional.
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